Як ефективно використовувати робочий час: 8 правил

Сьогоднішні реалії такі, що кожен з нас має щільний щоденний робочий графік і бажання, щоб день тривав довше, ніж 24 години. Адже завжди є щось що ми не встигаємо. Таким чином, щоб досягати більшого в житті потрібно навчитися ефективно використовувати час.

Є деякі хитрощі, використовуючи які Ви змусите свій день працювати на Вас. Ось 8 кроків, здійснивши які Ви навчитеся оптимізувати свій час.

1. Починайте свій день з ночі.

Щоб бути ефективнішим, перед тим, як братися за виконання чогось, потрібно запланувати свою роботу. Щовечора плануйте свій наступний день. Перегляньте свої записи в органайзері (календарі) та сплануйте свій розпорядок дня. Потім приготуйте все, що Вам завтра знадобиться з собою: документи, спортивна форма, обід і т.д. Перевірте, чи все, що Вам знадобиться зранку, чекає того, щоб Ви взяли це і пішли. Пам’ятайте, що кожні 10 хвилин, витрачені на планування, економлять 100 хвилин виконання.

2. Рух – перш за все.

Вставши з ліжка, перш за все, треба змусити свою кров активніше рухатися, а мозок прокинутися. Ідеальними будуть прогулянки на свіжому повітрі, пробіжки, або легка зарядка. Свіже повітря і рух зарядить Вас на цілий день. Якщо Вам важко змусити себе рухатися відразу після сну, візьміть за звичку у вільний від роботи час приділяти увагу якомусь фізичному навантаженню. Після заняття фізичними вправами у Вас буде більше енергії та новий погляд на проблеми.

3. Тренуйте свій мозок.

Актуальні результати досліджень не є багатообіцяючими: згідно з ними, без додаткової стимуляції розумова активність досягає свого піку у віці від 16 до 25 років, а після йде на спад. Але що ж далі? Невже не можливо нічого змінити. Можливо!!! Будь-який орган нашого тіла перестає активно і правильно працювати, якщо не отримує навантаження. Монотонна, одноманітна робота, відсутність нових знайомств, вражень і відчуттів, численні стреси і переживання призводять до того, що мозок просто відключається. Чим менше ми даємо йому можливостей для розвитку, тим швидше він втрачає свою працездатність. Саме тому важливо тренувати свій мозок. Розглянемо декілька способів.

Спосіб перший: читайте нові книги. Бажано читати по 1-2 годині на день. Доцільно відмітити, що читання  – одна з найкращих вправ, яка дозволяє підтримувати у формі увесь мозок.

Спосіб другий: грайте в ігри. Мова йде про настільні, групові та комп’ютерні ігри. Незважаючи на те, що в ранньому віці комп'ютерні ігри можуть дуже сильно вплинути на характер дитини, з часом, коли ми стаємо вже повністю сформованими людьми, нам дуже не вистачає вміння побачити світ з боку чи просто навчитися мислити по іншому і комп'ютерні ігри допомагають нам виправити це упущення. Існують так само спеціальні ігри для тренування мозку, наприклад, ІBrain. Сучасні ігри, за умови дозованого та правильного використання, можуть послугувати прекрасним тренажером для мозку.

Спосіб третій: старайтеся запам’ятовувати. Щоб тренувати мозок і пам'ять, вам треба частіше виходити на свіже повітря і намагатися гуляти в різних місцях. Це дозволить вам розвивати свій мозок і запам'ятати багато різних вулиць, їх назви, розташування різних будівель, кафе, магазинів тощо. Вчіть цікаві фрази, анекдоти та вислови.

3. Підвищуйте свою організованість.

Якщо Ви не організована або не пунктуальна людина, Вам потрібно працювати над тим, щоб стати такою. Це може бути спеціальна комп’ютерна програма. Або найміть когось, щоб допомогти Вам з завданнями, управлінням часом та Вашими справами.

4. Усуньте відволікаючі моменти.

Усуньте все, що Вас відволікає від роботи. Убивця продуктивності номер один – це відволікання. У ході недавнього дослідження було встановлено, що коли людина зосереджена на будь-якій діяльності і відволікається, потрібно в середньому приблизно 20 хвилин, щоб знову повністю зосередитися. Йде мова про наступні відволікаючі моменти: потік свідомості; електронна пошта; радіо; дзвінки по телефону; СМС; блукання в Інтернеті і т.д. Скільки разів за останній час Ви працювали над проектом, розмірковуючи про сварку з другою половиною або те й робили, що перемикалися з роботи на перегляд пошти, читання інформації в Інтернеті, текстову переписку, відповіді на СМС, дзвінки по телефону і т.д.? Години проходять, а Ви дивитеся на роботу, і практично нічого не зроблено? Якщо Ви допускаєте постійні відволікання, ваша продуктивність буде сильно страждати. Можна дати декілька порад з приводу того, що необхідно зробити, щоб негайно почати усувати відволікаючі моменти.

Складіть розклад, коли Ви будете перевіряти електронну пошту і не відволікайтеся на кожен новий лист. Не перевіряйте пошту насамперед вранці, бо зазвичай відповідей ще немає. Найбільш продуктивний час, до прикладу, для мене приблизно о 10:00. Я працюю, не відволікаючись на листи, весь ранок, а потім виділяю 30 хвилин, щоб розправитися з першою хвилею відповідей, а потім закриваю електронну пошту до 15:00. Востаннє я перевіряю пошту о 18:00.

Закрийте всі веб-браузери (а якщо Інтернет необхідний вам для роботи, то закрийте всі непотрібні веб-браузери). Поставте мобільний телефон у режим вібрації. Повісьте на двері напис «Не турбувати». Вимкніть послугу миттєвих повідомлень і вимкніть телевізор. Повірте, Ви будете вражені тим, наскільки більше Ви зможете зробити. Заплануйте перерви, коли будете перевіряти повідомлення, протягом декількох хвилин заходити в Інтернеті і т.д. Таким чином, фокусуйся тільки на одному поточному завданні. Пам’ятайте, здатність фокусуватися є фундаментальною якістю ефективних людей.

5. Дозуйте свій час.

Навчіться розподіляти свій час на різні види діяльності, пам’ятаючи попереднє правило – не відволікайтеся від них. Адже одноманітність пришвидшує стомлюваність і підвищує продуктивність.

6. Завжди чітко і конкретно ставте мету.

За допомогою інтуїції ми приймаємо рішення. Але завдяки нашому мозку ми здійснюємо ті чи інші плани. А для нашого мозку дуже важлива конкретика. Якщо мозок не розуміє, що конкретно має бути зроблено і відсутнє чітке визначення завдання, тоді він навіть не буде братися за таку задачу. Просто буде відсутня мотивація. Наприклад: вийти на новий рівень прибутковості (не зрозуміло, що таке новий рівень). Залучити 10 нових клієнтів (чітко зрозуміле завдання). Для кожного завдання обов'язково визначати кінцевий термін. Коли є конкретний час і дата закінчення, наш мозок має обмеження. Завдяки обмеженням, мозок працює ефективніше і швидше.

7. Пам'ятайте, що потрібно їсти.

Ваше тіло і Ваш мозок потребують палива. Не забувайте, що їжа є важливою частиною розпорядку дня. Як Ви знаєте, чим частіше Ви їсте, тим краще. Тому не варто забувати про сніданок, обід і невеликі перекуси протягом дня. 15 хвилин часу, які Ви витратите на те, щоб поїсти, з лишком окупляться здоров'ям та гарним самопочуттям. Окрім того, дадуть Вам можливість відволіктися від роботи і налагодити соціальні контакти. Але пам’ятаєте, що їжа повинна бути корисною.

8. Навчіться відокремлюватися від роботи.

Останнє, але не менш важливе, коли Ви залишаєте роботу у вечірній час, спробуйте відключитися від неї. Це може бути менш важливе, коли Ви ще одинокі, але це стає вирішальною практикою життя, коли у вас є партнер або сім'я. Ваш час поза роботою в значній мірі сприяє вашій ефективності на роботі. Тому відволічіться та сфокусуйтеся на сім’ї, а роботу залиште в офісі.