Для чого потрібний супроводжуючий лист до резюме та правила його написання

На  роботу, зазвичай, приймають за результатами співбесіди, та квитком на співбесіду є ваш супровідний лист і резюме. Та роботодавці читають, перш за все, саме супровідний лист, тому що його метою є стисла попередня презентація вашого резюме. Ефективний, добре складений супровідний лист повинен представляти вас у вигідному світлі і спонукати роботодавця до більш ретельного вивчення вашого резюме. Поганий супровідний лист може коштувати вам хорошої роботи. Щоб роботодавець вас помітив, потрібно написати лаконічний і запам'ятовуваний лист. Пам'ятайте, від цього залежить ваш успіх у майбутньому!

Ваше  резюме - це шаблонний документ, який містить загальні відомості про вас, як кандидата, перелік ваших досягнень і займаних посад, а супровідний лист - це вже творчий текст, що дозволяє правильно сфокусувати увагу роботодавця і виділити вас серед безлічі інших кандидатів. Також він показує роботодавцю наскільки ви здібний та професійний співробітник.

Потреба надання роботодавцеві супровідного листа виникла ще і через те, що він:

-    пояснює, для чого ви надаєте своє резюме і коментує його;

-    допомагає роботодавцю швидко зрозуміти, на яку вакансію ви претендуєте;

-    містить дані про те, звідки у вас інформація про вакансію;

-    в стислій формі відображає ваші сильні сторони, які відповідають вимогам вакансії, на яку ви претендуєте;

-    відображає ваш хороший тон і демонструє ваші знання ділового етикету.

Випадки, коли без супровідного листа роботу не отримати

Особливо з усією відповідальністю необхідно підійти до написання та складання супровідного листа в тому разі:

- якщо ви претендуєте на посаду в закордонній компанії зі світовим брендом, або велику вітчизняну організацію з західними засадами, де наявність супровідного листа є невід'ємною частиною резюме;

- якщо Ваша кандидатура не надто очевидно підходить до вакансії, але ви відчуваєте в собі сили боротися за цю посаду і можете аргументувати, чому вона має дістатися саме вам (особливо це стосується випускників та людей з незначним, або відсутнім досвідом роботи);

- якщо пошук нової роботи припускає також зміну сфери діяльності (в такій ситуації необхідно чітко й аргументовано пояснити, чому вас не задовольняє поточна професія, чому обрана саме та, з якою ви намагаєтеся зв'язати подальшу кар'єру, та що з раніше напрацьованого досвіду зможете застосувати на новому поприщі);

- якщо ви влаштовуєтесь на роботу в достатньо велику компанію, в якій HR-культура знаходиться на високому рівні і де доводиться змагатися за ласе місце (для невеликої компанії буде достатньо і резюме, хоча, навіть, якщо майбутній бос, або його служба персоналу не надають наявності супровідного листа принципового значення, тим краще для вас: більше шансів, що саме воно виділить вашу кандидатуру із загальної кількості претендентів);

- якщо у вас є досягнення, які можуть зацікавити роботодавця;

- якщо є необхідність повідомити інформацію, не зазначену в резюме (наприклад те, для чого формат резюме не годиться: пояснити мотивацію, розшифрувати «білі плями» в резюме, висловити захоплення компанією, достукатися до серця роботодавця);

- якщо ви попередньо домовились з рекрутером про відсилання такого листа.

Основні правила написання супровідного листа

Вивчивши якомога більше інформації про компанію роботодавця, ви зможете найбільш ефективно подати себе та пояснити, чому саме Ви для них є найбільш відповідною кандидатурою. Наявність супровідного листа, адаптованого під вакансію роботодавця, свідчить про ваше вдумливе вивчення інформації про вакансії та саму компанію-работодавця, більший досвід, серйозне ставлення до пошуку роботи та вміння презентувати себе більш професійно. Однак, наявність супровідного листа - це одне, інше питання - його якість ...

Для написання більш ефективного супровідного листа:

- постарайтеся дізнатися ім'я менеджера з персоналу, що займається даною вакансією;

- переглянути інформацію про компанію-роботодавця: її рід діяльність, цілі, корпоративну культуру, веб-сайт, новини компанії, інші вакансії цієї компанії, інформацію в пресі;

- уважно прочитайте опис вакансії та основних вимог;

- запитайте себе: «Чим я можу бути корисний цій компанії? Що я можу зробити для цього бізнесу?».

Дотримуйтесь наступних принципів написання листа:

- головна вимога до супровідного листа - стислість і лаконічність. Пишіть тільки по суті,тому що довгий лист до кінця читати ніхто не буде;

- мова письма повинна бути природною. Супровідний лист повинен містити якомога менше головоломок для адресата. Все, що ви пишете, має бути зрозумілим і однозначним. Не намагайтеся придумати складні, «зарозумілі фрази». Але і не зловживайте жаргоном чи надто громіздкими словесними конструкціями. Скорочення та умовні позначення у листі недопустимі;

- зумійте поєднати в листі професіоналізм з доброзичливістю. Уникайте різних мовних штампів, пам'ятайте, що цей лист до цілком реальної, живої людини! У той же час не місце в супровідному листі прохаючому тону та лестощам. Нічого, крім недовіри і неповаги до претендента, це не викличе;

- ваш лист - це не суцільний потік думки. Він повинен містити формальні розділи, що відповідають правилам ділової переписки: вітання, звертання до адресата і підпис з контактними координатами;

- оптимальний обсяг супровідного листа - два-три абзаци основного тексту, які складаються з п'яти-шести речень кожен, вступний та заключний абзаци, вітання та підпис. І це все не більше ніж на одну сторінку, включаючи контакти;

- хоча й деяка частка гумору в рамках пристойності допустима. Але тільки, якщо ви твердо упевнені, що жарт доречний  і, що це збільшить ваші шанси зайняти шукану посаду. Навіть під час співбесіди, жарти потенційного працівника не завжди оцінюються роботодавцями належно. А в письмовому вигляді, без інтонації та жестів, гумор часто взагалі не зрозумілий. В даному випадку ваш коник - ввічливість та повага;

- зверніться за допомогою до когось з друзів чи колег, хто успішно претендував на подібну вакансію в минулому - попросіть його  розповісти про процес працевлаштування. Отримайте об'єктивну думку щодо свого творіння. Або уявіть, що ви редактор самого популярного в Україні журналу, і з усією строгістю відредагуйте лист, ніби це стаття студента-практиканта;

- уникайте надмірного вживання займенників "я", "мій" і т.д. Пам'ятайте, що супровідний лист - це не ваша особиста автобіографія. Основну увагу намагайтесь приділити тому, наскільки ви відповідаєте потребам роботодавця, а не історії вашого життя;

- у супровідному листі не варто писати про конфлікти особистого характеру з колишнім керівництвом. Сарказм тут тим більше не доречний. Роботодавець може подумати, що, раз ви погано відгукуєтеся про попереднє місце роботи, то з його компанією може відбутися те ж саме. Також не  пишіть чому ви залишили колишню роботу. Краще заздалегідь підготуйте відповіді на будь-які складні питання про Ваш трудовий стаж ... і прибережіть їх для співбесіди при прийомі на роботу. А поки не час для освідчень;

- навіть, якщо в одній з рубрик оголошення роботодавець просить вказати отримувану раніше заробітну плату, про неї краще  не згадуйте.  Тому що, ці відомості працедавці використовують, щоб відсіювати кандидатів, які є, або занадто дорогими, або недостатньо кваліфікованими, що заважало їм заробляти раніше більше грошей. Згадка про попередні заробітки може тільки скоротити ваші шанси на працевлаштування. Просто в кінці вашого супровідного листа напишіть чарівні слова: "Умови моєї зарплати є договірними";

- окрім цього в резюме не слід включати:

• персональні дані (вік, сімейний стан, кількість дітей, хобі);
• рекомендації . Ви зможете в подальшому надати рекомендації по вимозі роботодавця;
• відчайдушні прохання прийняти на роботу або що-небудь подібне. Ваш лист повинен показувати Вашу рішучість, а не відчай;
• фотографії;
• визнання своїх недоліків, відсутності кваліфікації;
• особисті прохання, висловлювання переваг.

Надсилання роботодавцеві супровідного листа

Якщо  резюме надсилаєте факсом – то супровідний лист повинен бути на листку, який ви першим вставляєте в факсимільний апарат.

Якщо ви надсилаєте лист електронною поштою, пишіть його саме в «тілі» електронного листа, не треба прикріплювати його як документ. А ось саме резюме або CV потрібно прикріпити до листа. Розсилка супровідного листав жодному разі не повинна проводитися «в прихованої копії» для всіх компаній. Для кожного роботодавця потрібно попрацювати та написати окремий лист, з урахуванням специфіки пропонованої вакансії.

Правильно сформульована тема листа і звернення до конкретної людини допомагає звернути увагу на ваш лист і резюме.  Адже менеджери з підбору персоналу за день отримують сотні листів, а серед них більше половини - спам: реклама, веселі картинки, пропозиції по співпраці та листівки. Таким чином, ви збільшите шанси для свого листа не опинитись в корзині разом з іншим «сміттям».

Для того, щоб допомогти рекрутеру швидко і безпомилково знайти саме вас  в темі листа, в якому вкладено резюме та рекомендації, необхідно вказати три речі:

- своє прізвище та ім’я;

- те, що ви відправляєте саме резюме;

- на яку вакансію претендуєте.

Наприклад:

Мартиненко Н.В., резюме на посаду менеджера по продажу

Коваль В.М.,  резюме на посаду системного адміністратора

Акуратно і правильно складений супровідний лист може допомогти вам як просунутися по службових сходинах в новій компанії, так і почати нову кар'єру в новій сфері. Пам'ятайте, що роботодавці приймають на роботу за результатами співбесіди, але ваші супровідний лист і резюме – це виграшний квиток на неї.