Матриця стейкхолдерів

У процесі роботи з компаніями, корпораціями, здійснюючи управлінський консалтинг, необхідно розробляти план залучення стейкхолдерів та проводити дослідження. Перед написанням плану залучення потрібно провести соціальні дослідження та вивчити думку спільноти та бізнес-партнерів.  

План залучення стейкхолдерів (ПЗ) складається з таких частин:

Дослідження. Механізм залучення має діяти протягом усього життєвого циклу проєкту. ПЗ розроблюють на основі особливостей та інтересів стейкхолдерів. Також метою ПЗ є зняти бар’єри, страхи зацікавлених сторін щодо проєкту, тому дослідження допомагають якнайкраще зрозуміти користувачів. 

Ідентифікація стейкхолдерів. Для підготовки цієї частини потрібно виявити всі зацікавлені групи: 

а) групи, що можуть повпливати на проєкт;

б) групи, на які впливає проєкт.

Ідентифікація стейкхолдерів включає такі знання про них: група, потреби стейкхолдерів для залучення (локація для зустрічі, час тощо). Виявити і тих стейкхолдерів, які в силу життєвих обставин не можуть долучитися до обговорення.

Залучення. План залучення повинен містити таку інформацію: ціль залучення, учасники, формат зустрічі, потенційні питання учасників зустрічі. Для залучення використовувати такі формати: воркшопи, індивідуальні консультації, презентації, громадські слухання, фокус-групи. Документ повинен містити план комунікації та розкриття інформації, враховуючи інформацію про: ціль і масштаб проєкту, потенційні ризики від проєкту, місця та час громадських слухань.

 Ваша матриця може поділятися на чотири основні складові: групи стейкхолдерів, ризики, радощі та рішення. 

Які категорії має матриця? (пояснення до Матриці)

Ризики – це все те, що може лякати стейкхолдерів в проєкті, бо є імовірність, що вони щось втратять. У цій групі є менші категорії, такі як вплив, страхи та бар’єри. 

Вплив – це про те, як стейкхолдери бачать вплив проєкту на їхню діяльність та середовище. 

Страхи – це ті дії, або наслідки проєкту, яких бояться стейкхолдери. Можуть бути ірраціональні й ніяк не стосуватися проєкту. 

Бар’єри – уявлення про проєкт, через яке стейкхолдер повністю відмовляється комунікувати щодо проєкту, та займає сторону проти. 

Радощі – всі дії або наслідки проєкту, які втішають респондентів. 

Категорія ризики складається з рівня залученості, мети залучення, формату залучення, інтенсивності, меседжу та каналу зв’язку. Розглянемо ці підкатегорії детальніше. 

Формат залучення – це зустрічі, листи, індивідуальні консультації та інші способи, якими можна залучити людину до проєкту. 

Інтенсивність – це частота зустрічі та кількість інформації, яку мають отримувати стейкхолдери. 

Меседж – це інформація, яку потрібно донести до людей, щоб донести саме ті речі, які стейкхолдерам важливо знати

Змістом для вашої матриці стануть типові точки зору. Їх слід поділили відповідно до страхів, ризиків, бар’єрів та радощів. Страхи, ризики та бар’єри буде важливо зрозуміти, адже саме вони впливають на формування меседжів, методів залучення та інтенсивності.

Інтенсивність комунікації залежить від рівня впливу стейкхолдера на проєкт, або проєкту на стейкхолдера. 

Структурування знання в матрицю допомагає працювати швидко з досить великими об’ємами інформації. Цей метод зручний, бо постійно дає змогу, як з бази даних, швидко вивантажувати потрібні шматки. Напевно, найкраще він підходить для написання великих планів залучення, але і в малих проєктах можна користуватися  таким підходом. Його особливість в тому, що він фокусує на важливих деталях. 

Я щиро вірю, що побудувавши правильний процес залучення, можна покращити проєкт і зменшити страх змін, який присутній в кожному з нас, насправді. 

З версії розвитку подій:

• Песимістичний (за умови відсутності правильних комунікацій, не визначення пріоритетностей стейкхолдерів, відсутності плану залучення)
• Реалістичний (проєкт знаходиться на вказаному етапі, враховуючи визначення пріоритетності груп стейкхолдерів за силою їхнього впливу на дії компанії)
• Оптимістичний (за умови комунікацій ДОВІРИ між компанією – клієнтами – персоналом – постачальниками – інвесторами – громадськістю; передбаченим рівнем впливовості стейкхолдера на проєкт, або проєкту на стейкхолдера)

Вразливі групи, яких рекомендовано долучати до проєкту:

• Люди з обмеженими можливостями – фізичне, психологічне та ментальне здоров’я, вплив на довіру, зручний графік роботи, можливість дистанційної роботи – консультування, продажі, електронні замовлення;
• внутрішньо переміщені особи – персонал (забезпечення робочим місцем);
• Національні меншини – персонал (забезпечення робочим місцем);
• Люди похилого віку - фізичне, психологічне та ментальне здоров’я, вплив на довіру, персонал (забезпечення робочим місцем);
• Матері-одиначки - персонал (забезпечення робочим місцем, зручний графік роботи, робота недалеко від місця проживання, можливість дистанційної роботи – консультування, продажі);

• Молодь

• Люди із залежностями

• Багатодітні мами

 Враховуючи цілі, задачі та етапи реалізації проєкту, виходячи із переліку симптомів і проблемних зон компанії, корпорації, що вказують на причини звернення до консультантів: необхідність у залученні додаткових інтелектуальних і людських ресурсів для вирішення специфічних завдань; здійснення залучення персоналу та навчання персоналу; створення клієнтської бази, потрібенплан комунікацій зі стейкхолдерами:

Створити безпечний простір взаємодії

• Формувати довіру

• Ретельно та ефективно досліджувати контекст (максимально знати усе, що відомо та те, що невідомо)

• Допомагати знайти рішення та енергію до дій на рівні цінностей людини

• Бути «співучасником» реалістичних планів

• Усвідомлювати та контролювати свою роль

• Будувати прямі комунікації, уникати маніпуляцій

• Демонструвати відданість своїй професії

• Впроваджувати дієвість рольового моделювання

• Давати чесний та екологічний зворотній зв'язок

• Складні ситуації та невдачі перетворювати в уроки

• Тримати рамку результату

• Нетворкінг.