Поняття та сутність тендерів на ринку електронної комерції

Останнім часом дуже стрімко відбувається розвиток інноваційних інформаційно-комунікаційних технологій (ІКТ) та веб-комунікаційних процесів, систем та рішень, які можуть виявитися корисними при закупівлі, доставці, виробництві на кожному етапі життєвого циклу проекту.

Інтернет зазнав дискусійних змін у способі зберігання, обміну та перегляду інформації, відкриваючи нові шляхи для бізнесу, які лише десять років тому були визнані майже немислимими. Дослідження показують, що навіть за умови стриманого економічного зростання організації докладають узгоджених зусиль (на щастя з позитивними результатами) у застосуванні інноваційних форм ведення бізнесу через Інтернет, включаючи електронний тендер, що дозволяє керувати усім процесом передачі тендерів в електронному та онлайн режимі. Крім того, уряд з його зростаючою тенденцією вести бізнес в електронному вигляді, безсумнівно, впливає на те, як різні консультанти з приватної галузі, підрядники, постачальники що ведуть бізнес, використовують електронні засоби/послуги, включаючи електронний тендер. У цілому, виявлено, що ведення бізнесу в електронному вигляді має глибокий вплив на спосіб роботи сучасних підприємств - впорядкування існуючих процесів та зростання інноваційних інструментів, таких як електронний тендер, пропонуючи нові обов'язки та можливості для всіх зацікавлених сторін. Тому важливо, щоб ці можливості були доступні для якомога більшої кількості підприємств. 

Електронний тендер у своїй найпростішій формі описується як електронне публікування, спілкування, доступ, отримання та надсилання всієї інформації та документації, пов’язаної з тендером, через Інтернет, тим самим замінюючи традиційні паперові тендерні процеси та досягаючи більшої ефективності бізнес-процесів для всіх зацікавлених сторін.

 Слід зазначити, що система електронного тендеру повинна мати ряд основних функцій та можливостей, зокрема:

1.   Уся тендерна документація повинна бути розповсюджена через захищену веб-систему тендерів – тим самим уникнути необхідності паперових документів та співпраці з кур'єрами.
2.  Клієнт/покупець повинен мати можливість завантажувати в систему повідомлення та/або запрошення на тендер.
3.  Повідомлення надсилаються в електронному вигляді (зазвичай електронною поштою), щоб постачальники завантажували інформацію та повертали свої відповіді в електронному вигляді (онлайн).
4.   Важливо, щоб тендерні документи не читалися чи не подавалися сторонніми особами.
5.  Користувачі системи електронного тендеру мають бути належним чином визначені та зареєстровані через контрольований доступ. Дані мають бути зашифровані та аутентифіковані користувачами за допомогою цифрових підписів, електронних сертифікатів чи смарт-карт.
6.   Усі сторони повинні бути впевнені, що жодна «непомічена» зміна   до жодного тендеру не може бути внесена.
7.  Учасник тендеру повинен мати можливість вносити зміни до ставки до граничного строку – поки клієнт/покупець не може отримати доступ до закінчення строку подання заявки.
8.  Система електронного тендеру може також включати такі функції, як база даних провайдерів послуг із графіком ціноутворення на основі електронних таблиць, що може полегшити потенційному учаснику електронну підготовку та аналіз тендеру. Впровадження автоматизованого процесу або системи електронного тендеру підвищує загальну якість, своєчасність та економічну ефективність тендерного процесу, а також забезпечує більш спрощений метод прийому, управління та подання тендерних документів ніж традиційний паперовий процес.

З іншого боку, хоча, безсумнівно, існує ще багато бар'єрів впровадження та прийняття системи або процесу електронного тендеру, дослідники також визначили низку викликів, що перешкоджають застосуванню цього інноваційного підходу до проведення тендерів в електронному вигляді. Центральним питанням є питання безпеки – коли галузевим організаціям доводиться використовувати Інтернет для електронної передачі інформації. Як результат, що стосується електронного тендеру, учасники галузі наполягають, що ці інноваційні системи тендерів розроблені для забезпечення максимальної безпеки та цілісності. Нарешті, якщо українські організації будуть працювати у «звичайному режимі», не усвідомлюючи теперішнє та майбутнє, тенденції та вигоди від впровадження інноваційних процесів, таких як електронний тендер, це обмежить їхні глобалізаційні можливості для розширення діяльності.

Збільшення знань, обізнаності та успішного впровадження інноваційних систем та процесів викликає великі очікування щодо їх внеску у «стимулювання» глобалізації діяльності в галузі електронних закупівель та покращення загальної діяльності бізнесу та проєктів у секторах будівельної галузі на загальному ринку. Досягнення успішної інтеграції інноваційного рішення електронного тендеру з існуючим/традиційним процесом може бути складним, і якщо це зробити не правильно, може призвести до збою.

Тендер вважається найчеснішим способом отримання державних коштів, який, найймовірніше, має забезпечити найкращий результат як для замовника, так і для переможця тендеру. Основні принципи тендерного процесу були застосовані до багатьох сфер бізнесу, таких як закупівля товарів, пошук постачальників послуг, бізнес-консалтинг або вибір основних підрядників для будівельних робіт. В останні роки поняття «тендер» міцно увійшло у повсякденне життя, більшість людей розуміє, що мається на увазі під «тендером», але все ж не буде зайвим дати наукове визначення цього слова.

Тендер – це пряме запозичення англійського слова «tender», що використовується на позначення торгів, конкурсів. Спочатку це поняття використовувалося лише в будівництві і у виробничій сфері, пізніше повільно було впроваджено у сферу послуг. Відповідно до 1-ої Статті чинного Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (далі − Закон №922), тендер (торги) – «здійснення конкурентного відбору учасників з метою визначення переможця торгів згідно з процедурами, установленими Законом».

Сутність конкурсних торгів (тендерів) полягає в тому, що покупець (замовник) оголошує конкурс для продавців (постачальників) на товар або послуги із заздалегідь визначеними характеристиками; порівнює отримані пропозиції; після порівняння підписує договір (контракт) з тим продавцем або підрядником, який запропонував найбільш вигідні для покупця (замовника) умови.

Метою проведення тендеру є вибір найкращої пропозиції. Тендер проводиться зазвичай на безоплатній основі відповідно до певних правил. Таким чином, за більш спрощеним визначенням, тендер – це процес вибору компанії-провайдера на конкурсній основі. Також тендерні торги ще називають аукціоном навпаки або «редукціоном».

Якщо в звичайному аукціоні виграє той, хто запропонує найвищу ціну, то в тендері – той, хто дасть найвигіднішу пропозицію. Участь в тендерах (так званий «тендерний бізнес») – це нові перспективи для будь-якого бізнесу. Як правило, переможець отримує великий і довгостроковий замовлення на вигідних умовах.

А це дає додаткові можливості для розвитку.

Отже, Закон №922 надає можливість застосування тільки двох процедур, що передбачають проведення конкурентного відбору учасників:

•  відкриті торги;
•  конкурентний діалог. 

 Цілями проведення тендеру можуть бути, наприклад, такі:

• залучення найкращих фахівців і компаній, здатних надати організатору консалтингові (тренінгові, рекрутингові та інші) послуги на високому професійному рівні;
• вибір найкращої пропозиції з надання консалтингових (тренінгових, рекрутингових тощо) послуг.

 Сучасні тендери класифікують за кількістю можливих учасників та можливістю внесення змін у конкурсні вимоги.

 Отже, за кількістю учасників виділяють два типи тендерів.

•  Відкритий тип

У цьому типі конкурсу можуть брати участь усі бажаючі, інформація про проведення таких торгів має бути розміщена заздалегідь, це є обов'язковою умовою. Вільний доступ до участі в торгах забезпечує велику кількість пропозицій і дозволяє вибрати найбільш оптимальний варіант. Відкритий тип дозволяє придбати товар або обрати послугу за найбільш вигідними умовами, тож саме відкриті торги є головним способом конкурсних закупівель.

• Закритий тип

Брати участь можуть виключно постачальники, які отримали офіційне запрошення. Застосовується у разі закупівель для потреб безпеки чи оборони, коли закупівлі можуть бути пов'язані з державною таємницею або якщо закуповується технічно складне обладнання, яке має вузьке коло постачальників.

Закупівлі, які проводяться через закритий конкурс, повинні бути узгоджені з певними державними структурами, оголошення про проведення закритих торгів не публікується і не поширюється у ЗМІ.

 За можливістю внесення змін до вимог усі тендери поділяються також на два типи.

• Одноетапний тип

У цій формі конкурсу переговори не передбачені, а учасники подають усі документи як для участі в тендері, так і з розрахунком стати переможцем.

• Двохетапний тип

Такі торги можуть бути як відкритими, так і закритими. Ця форма торгів застосовується у разі, коли замовнику необхідно закупити складну продукцію, тож немає можливості остаточно сформулювати необхідні вимоги до предмету закупівлі. У цьому випадку на першому етапі замовник визначає з постачальниками їхні можливості у вирішенні завдання. Замовник вивчає пропозиції, що надійшли (ціни не вказані), коригує свої вимоги і вносить доповнення і зміни до конкурсної документації. Другий етап конкурсу проходить з тією ж кількістю учасників, які повторно надають свої пропозиції, але вже допрацьовані з урахуванням змін в конкурсній документації та містять ціни.

Двохетапні торги досить рідко застосовуються саме через затягнутість процедури, але у разі закупівлі дорогого надскладного або унікального обладнання даний підхід себе повністю виправдовує. За критерієм вартості предмета закупівлі в Україні можна виділити два види тендерів, які також відрізняються процедурами проведення.

Зважаючи на ці відмінностей практика сформувала такі поняття як: «поріг», «допоріг» – допорогові закупівлі і «надпоріг» – надпорогові закупівлі. Пороги закупівель визначаються відповідно до п. 1 ст. 2 Закону України «Про публічні закупівлі». Закупівлі, очікувана вартість яких менше 200 000 грн. для товарів і послуг та 1,5 млн. грн. для робіт, а також менше 1 млн. грн. для товарів і послуг та 5 млн. грн. для робіт (для замовників, які здійснюють діяльність в окремих сферах господарювання), вважаються «допороговими». Правила проведення таких закупівель визначаються Порядком здійснення допорогових закупівель, затвердженим Наказом ДП «Зовнішторгвидав України» від 19.03.2019 №10.

Якщо очікувана вартість закупівлі дорівнює або перевищує 200 000 грн. і 1,5 млн. грн. для робіт, а також дорівнює або перевищує 1 млн. грн. для товарів і послуг та 5 млн. грн. для робіт (для замовників, які здійснюють діяльність в окремих сферах господарювання), то вона вважається «надпороговою» і підпадає під дію Закону України «Про публічні закупівлі».

 Класифікація тендерів за предметом закупівлі наступна:

•  ті, які спрямовані на покупку товарів;
•  ті, які спрямовані на покупку послуг;
•  ті, які спрямовані на покупку робіт.

Який тендер з вищевказаних вибрати – залежить від потреби і від мети закупівлі: наприклад, чи потрібні товари, чи поставка цих товарів. Але слід зауважити, що, якщо при проведенні замовником закупівлі товарів передбачається також закупівля послуги, пов'язаної з постачанням таких товарів, то предметом закупівлі в такому разі є саме товари. Головна умова – вартість послуги не перевищує вартості самих товарів (Наказ Міністерства економічного розвитку і торгівлі України «Про затвердження Порядку визначення предмета закупівлі» від 17.03.2016 № 454).