Проблеми, пов’язані з організацією планування часу

Про те, як правильно розпоряджатись своїм часом писано і говорено вже багато. Але я піднімаю цю тему з огляду на те, що «часу все не вистачає». В сучасному стосовно управління часом, першочергове значення надається «відносинам» і «результатам», оскільки головна проблема полягає не в управлінні часом а в управлінні собою. Для того, щоб управляти собою, необхідно усвідомлювати, що ми робимо успішно, а що нас не вдається.

Для того, щоб  визначити причини невдалого планування часу, необхідно намітити проблеми, пов’язані з організацією планування.

Виділяють три рівні проблем:

• Перший рівень: Технічні помилки.
• Другий рівень: Зовнішні фактори.
• Третій рівень: Психологічні перешкоди.

Технічні помилки. Це  методологічні помилки, які легко виправляються за допомогою нових прийомів та методів. Більш докладно про них.

1. Для виконання задачі в розкладі не знаходиться конкретного часу і місця.

Це одна з розповсюджених причин, через яку важко перейти до виконання важливих справ. Тому, якщо щось здається нам дійсно важливим, варто відвести на це визначений час в графіку, щоб зробити цю важливу справу.

2. Для виконання задачі відводиться невдалий час.

У кожного з нас є свої цикли, періоди, протягом яких наші сили, енергія і спроможність зосередитись на задачі  змінюються. І якщо ми не звертаємо на це увагу, то може бути важко виконувати заплановані справи в періоди зниження енергії.

3. Помилка в розрахунку часу, необхідного для виконання задачі.

Більшість людей вкрай нереалістично оцінюють об’єм роботи, яку здатні виконати за день. Для того, щоб бути більш об’єктивними, варто розрахувати час виконання кожної задачі і залишити резервну годину на незаплановані обставини.

4. Ви – не підходите для виконання задачі.

Універсальних людей немає. Проте багато людей роблять помилку, вважаючи, що все мають робити самі, а звернутись за допомогою – значить признати власну слабкість чи некомпетентність. Іноді варто визнати, що не підходиш для виконання деяких задач, і краще звернутись до спеціаліста.

5. Задача дуже складна.

Якщо визначена задача чи операція занадто громіздка, її необхідно розбити на декілька етапів, менших по об’єму.

6. Ви не можете згадати, що Ви маєте зробити.

Не варто покладатись лише на пам’ять. Щоб запобігти безладу варто записувати план справ, які плануєте виконати.

7. Ваш робочий простір не організований належним чином.

Не організоване належним чином робоче середовище краде Ваш час та енергію. Організуйте робочий простір, і це окупиться набуттям додаткового часу.

Зовнішні фактори. До їх числа відносяться фактори оточуючого середовища, що знаходяться поза рамками нашого впливу. Ми не маємо до них ніякого відношення, проте вони накладають деякі обмеження на наші можливості планування та самоорганізації.

1. Ви зіштовхнулись з непомірно великим об’ємом роботи.

Позбавтесь від сторонніх справ та задач, спростіть їх або делегуйте іншим. Суттєво зменшіть свої вимоги до якості виконання деяких задач (до рівня «вже добре») – зараз Вам потрібно просто «втриматись на плаву».

2. Проблеми зі здоров’ям, що обмежують сили.

Коли почуваєшся нездоровим(ою), і сили ослаблені, дуже важко зробити все, що заплановано. В цей час не варто намагатись концентруватись та виконувати складні аналітичні задачі, працювати зі звичайною для Вас інтенсивністю.

3. Ви попали в смугу змін.

Коли у Вашому житті відбуваються радикальні зміни, коли є відчуття втрати орієнтирів, а Ваш стиль життя вже Вам не  підходить, намагайтесь визначити свої цілі і створити нову структуру життя. Завжди починайте з установки однієї-двох «контрольних точок», і вибудовуйте схему життя, відштовхуючись від них.

4. Вам заважає неорганізований партнер.

Якщо в вашому житті склалась така ситуація, то варто вирішити це протиріччя для того, щоб позбутись власного роздратування і зберегти нормальні відносини з партнером.

Ви можете посвятити його в тонкощі планування часу. Якщо це не допомагає то варто вести переговори в ході яких визначити загальні цілі. Після того, як з’ясували спільні цілі, зазначте яким чином ви вкладаєте свій час та енергію для досягнення цих цілей. По ходу Ви можете пояснити як дії партнера підривають Ваші зусилля. Потім, використовуючи метод «мозкового штурму» знайдіть творчі ідеї та способи запобігання хаосу в вашій сумісній діяльності.

Психологічні перепони. Це приховані внутрішні переконання, що заважають досягати поставлених цілей, та жити так, як Ви захотіли.

1. Ви не визначились з власними життєвими цілями та приорітетами.

Не маючи чітко усвідомлених цілей, ми не володіємо базою для прийняття рішень про те як виставляти приорітети.

Більшість людей знають про свої істинні потреби та бажання. Проблема є в тому, що переживання нашого дитинства і весь досвід, який ми винесли звідти, заставляють на постійно відкидати та заперечувати наші бажання та потреби, тому що колись до наших бажань ставились як до недоречних, незначних, неможливих. Після такого досвіду може скластись уявлення про свої бажання, як про щось другорядне, не варте уваги. Варто пам’ятати, що задача полягає в тому, щоб знайти те, що робить нас щасливими.

2. Страх вимушеної бездіяльності.

Якщо графік перевантажений, а голова «забита» нескінченною кількістю проблем, не залишається часу подумати про більш важливі та складні речі – про те, що насправді хочеться від життя та шлюбу. Якщо у Вас є підозра, що намагаєтесь зайняти себе роботою, щоб уникнути зустрічі з собою чи вирішення неприємної проблеми, спробуйте зібратись з силами та розібратись з цим.

3. Ви постійно допомагаєте іншим на збиток своїм інтересам.

Здійснюючи допомогу іншим, ми  можемо зробити своє життя багатим та радісним. Але якщо при цьому Ви порушуєте внутрішній баланс своїх потреб, ви можете почуватися ображеним(ою), подавленим(ою), недооціненим(ою).

Варто пам’ятати, що  виразити любов та повагу до близьких можна надавши їм можливість допомогти Вам і виручити Вас.

4. Страх перед потенційною невдачею.

Іноді проста та відверта оцінка самого гіршого, що може з нами відбутися, допомагає подолати страх. Окрім того, невдачі можна сприймати як можливість навчатись, рости та наближатись до досягнення своїх цілей.

5. Прагнення до досконалості та бездоганності.

Люди, які володіють навичками управління часом, розглядають всі речі в перспективі часу. Вони виставляють приорітети, замість того, щоб надавати всім задачам рівну вагу. Якщо Ви притримуєтесь високих стандартів до по відношенню до кожної окремої задачі, ви просто не зможете зробити все, що замислили.

Необхідно навчитись гнучко змінювати стандарти та вимоги, залежно від важливості задачі.

Сподіваюсь, що наведені причини невдалого планування організації планування часу, допоможуть кожному з нас (при потребі), знайти свої помилки та успішно їх виправити.