Успішне планування справ або як ефективно все встигати

У статті описано основні принципи, завдяки яким можна ефективно планувати свої справи та встигати зробити максимальну їх кількість.

Незалежно від того, чи є ви бізнесменом, начальником або тільки стоїте на шляху до цього, правильне планування і підхід до справи гарантують успішне її завершення. Тому в цій статті ми поговоримо про те, що важливо для гарного ділового дня.

1. Починайте день з позитиву

Кожне завдання треба починати з позитивним настроєм, тобто, свідомо проектуючи його на успіх. Адже гарний настрій і оптимістичний прогноз принесуть набагато кращі результати. Тому треба намагатися з самого ранку зарядити себе чим-небудь надихаючим. А для більшої ефективності краще щодня перед тим, як розпочинати справи, задати собі такі питання:

а) Яким чином сьогодні я можу наблизитися до досягнення мети (абсолютно природньо, що мета має бути)?

б) Які дії мені зробити, щоб цей день був максимально приємним?

в) Чим я можу підтримати себе в тонусі і посприяти збереженню або поліпшенню здоров'я?

Для цього знадобиться всього декілька хвилин, але віддача буде набагато більшою. З часом створення гарного настрою на початку дня стане звичним, і воно автоматично буде завжди перебувати з вами.

2. Не поспішайте!

Не відреагувавши вчасно на будильник, швидко кинутися з ліжка, наспіх одягнутися і вибігти з дому. Якщо це про вас, то терміново переглянете свої пріоритети. Для успішного вирішення справ треба висипатися, нормально харчуватися і робити все помірно і не поспішаючи. Це не означає, що треба діяти, як у кіно з уповільненою зйомкою, але через постійний поспіх з поля зору будуть випадати важливі деталі. До того ж, у метушні ми не здатні раціонально мислити і виважено приймати рішення.

3. Дотримуйтесь постійності

Якщо щодня ви виконуєте аналогічні дії, то привчіться, як мінімум, починати працювати в один і той же час. По-перше, так ви себе дисциплінуєте, а, по-друге, зможете оптимально розподілити сили і спланувати справи.

4. Плануйте свої дії

Планування дійсно є важливим і ефективним, особливо якщо воно грамотне. За словами експертів, 10 хвилин для підготовки до ділового дня економлять близько 2 годин ефективної роботи. Тобто, можна виграти час, не борсаючись у метушні і не розгрібаючись від авралу справ. Ви можете, наприклад, використовувати метод Ейзенхауера, згідно з яким всі справи розподіляються за ступенем їх важливості і терміновості. Звіряючись зі списком протягом дня, можна абсолютно спокійно і якісно виконати всі завдання. При цьому пам'ятайте, що не треба щільно забивати весь свій час. Плануванню підлягає близько 60 його відсотків. Решта - це резерв на раптові завдання і відхилення від графіка.

5. Дійте негайно

Якщо ви вже маєте план справ, то беріться і виконуйте їх одна за другою. Перегляд публікацій в соцмережах, обговорення новин і чаювання тільки розслабляють і віднімають важливий час. Цим можна зайнятися в перервах або коли вже всі важливі і термінові справи зроблено.

6. Дотримуйтесь почерговості справ

Обов'язково визначте пріоритетність кожної поставленої задачі і починайте справи, виконання яких важливе і термінове. Потім беріться за важливі, але нетермінові. Після цього можна робити термінові справи і вже наостанок - неважливі і нетермінові. Таким чином, ви нічого не втратите і вкладетесь у терміни.

7. Тримайте зв'язок з секретарем

Якщо у вас в бізнесі або на роботі передбачена така посада, то обов'язково працюйте в тісній зв'язці. Спочатку кожного дня обговорюйте перелік майбутніх справ, терміни їх виконання, очікувані зустрічі, наради і т.д. Адже грамотний секретар підвищує ефективність роботи шефа вдвічі.

Цей невеликий перелік, звичайно, не є повним, і ви самі можете доповнити його необхідними, на ваш погляд, пунктами. Тим не менше, все перераховане дуже важливе і, дотримуючись цих правил, можна значно підвищити свою ефективність: як на роботі, так і в бізнесі.

30.06.2015 - З чого починається бізнес