Як правильно спланувати день

Утримаєш в руках сьогоднішній день -

менше будеш залежати від завтрашнього

В нас усе чуже, лише час є наш...

Луцій Сенека

У повсякденному швидкому темпі життя нам зовсім не вистачає часу на виконання поставлених завдань. На тренінгах учасники часто задаються питанням про правильне і результативне планування власного часу. Уменеджменті правильних відповідей не існує. Те, що для одного правильно і дієво, для іншого зовсім не підходить. Проте всім потрібно мати план на день.

Погані новини: «10 електронних листів у «Вхідних», 5 стікерів на моніторі, 15 «не забути» в голові і 2 хрестики намальовані на руці», - не є планом дня. План дня повинен бути на одному місці йобов’язково в письмовому вигляді. При цьому план може бути в Outlook чи Excel, на паперовому листку, чи щоденнику – це не принципово.

Часте заперечення проти планування дня полягає в тому, що все швидко міняється. Але плани потрібні для ситуацій,коли все міняється. Ви ж не плануєте процес ранньої чистки зубів, оскільки він для вас зрозумілий і передбачуваний. План існує не для того, щоб загнати себе в жорсткі рамки і не реагувати на змінні зовнішні обставини. План – це якраз спосіб орієнтуватися в змінних обставинах.

Як зробити планування гнучким, зручним і комфортним, таким, який би не заганяв унадто жорсткі рамки, – дізнаємось далі. Необхідно врахувати: План обов’язково повинен бути матеріальним (на папері чи в електронному варіанті). Є одне прислів’я: «найгостріша пам’ять тупіша найтупішого олівця». Людська голова не здатна тримати надто багато інформації одночасно. Обов’язково записуйте всі задачі на день і регулярно прочитуйте цей список протягом дня. Це потребує всього кілька хвилин, але дасть вам керованість і контроль ваших задач, можливість нічого не забувати і правильно розставляти пріоритети.

Коли краще планувати робочий день? Класичні ТМ-джерела твердо наполягають – звечора. Проте в плануванні звечора і зранку є свої плюси і мінуси:

- Планування дня звечора – добре завершує пройдений робочий день, легше переключитися в режим неробочого часу і відпочинку, новий день починається з доволі ясної і визначеної картини майбутніх дій, а не хаосу. Зручно в більш стабільній і передбачуваній діяльності.

- Планування дня зранку – добре працює вирішенням «уточнюючих задач», тобто звіренням (чи підтвердженням) часу зустрічі з контрагентами, роздачею доручень і уточнюючої інформації підданим і т.п. Зручно в менш передбачуваній діяльності, коли вище значення «уточнюючих задач».

У будь-якому випадку, звечора чи зранку планувався день, – до плану ні в якому разі не можна відноситися як до закону. План повинен обов’язково коректуватися при зміні обставин. Часу на це буде потрібно десь 5-7 хвилин за цілий день. Проте грамотне планування зекономить години, а іноді і тижні звільнені від зайвої роботи.

Якщо ви досить багато переміщаєтесь по офісу чи місту, бажано потурбуватися про те, щоб план був мобільним. Підійде невеликий щоденник або розпечатаний і скріплений комплект бланків зручного для вас формату.

Кілька правил, які допомагають підвищити ефективність самоменеджменту:

- Не готуватися на виконання багатьох справ;

- На день планувати 2-3 першочергові справи і 4-5 менш важливі;

- Починати день з важчих і нецікавих справ, закінчувати з простих і цікавих;

- Щодня залишати 20-30% часу на непередбачувані обставини;

- Не робити завдання самому якщо його можна доручити комусь іншому;

- Не братися за нову справу не завершивши попередньої.

Як правильно скласти план своїх справ?

Хороший план має відповідати кільком критеріям. Ось вони:

- в переліку видів діяльності не повинно бути місця для нездійсненних справ;

- враховуйте складність кожного конкретного завдання, часові та інші витрати на його виконання;

- передбачте поправки на непередбачуваний випадок, а також розрахуйте час на виконання того або іншого завдання;

- чітко визначте пріоритети як один з вирішальних чинників раціонального використання часу.

Варто подумати й над тим, чи має сенс планувати не лише роботу, але й особисте життя, відпочинок?

Ми часто думаємо, що бути успішним уроботі - це основне завдання в житті. Проте, ставлячи успіх уроботі на перше місце, ми забуваємо про те, що якщо людина не розвивається як творча особа, не відчуває себе значимим, потрібним, відпочилим, то дуже скоро соціальні успіхи на роботі будуть або повторюватися, або помалу сходити нанівець, і робота стане здаватися нудною. Щоб цього не відбувалося, потрібно планувати особисте життя, здоров'я, міжособові стосунки - все це робить Ваше життя гармонійним. Це як великий корабель, він має бути без пробоїн і тріщин, інакше, врешті-решт, розсиплеться на дрібні частини.

27.03.2015 - Усе буде добре!

21.06.2014 - Від власної харизми до лідерства

20.10.2013 - Вплив темпераменту на вибір професії

14.10.2013 - Власний бізнес – це реально

30.07.2013 - Дорожно-транспортна пригода

25.07.2013 - Тим, хто бажає працювати за кордоном