Як організувати віддалену роботу компанії. Поради та інструменти

Діджиталізація суспільства та бізнес-процесів допомагає нам забути про кордони та часові пояси. Саме нові технології надають нам нові можливості для ведення нашого бізнесу. Соціальні мережі та месенджери стали невід’ємними інструментами нашого життя.

Віддалена робота стала за останні роки дуже популярним напрямом за кордоном, в Україні ця тенденція також набирає обертів. І так, цей метод роботи має достатньо переваг:

• пошук висококваліфікованої команди через вихід на міжнародний ринок праці;
• віддання роботи на аутсорсинг експертам з інших міст або навіть країн;
• економія ресурсів;
• можливість отримати високоякісний продукт, використовуючи досвід своїх колег.

Однак, звісно, є певні недоліки:

• важкість контролю робочого процесу на відстані;
• труднощі, пов’язані з формуванням корпоративної культури;
• робота з комунікацією команди.

Отже, як контролювати команду та віддалено працювати з найвищою продуктивністю?

Нижче наведено перелік питань, які потрібно постійно тримати в голові:

1.   Робочий час. Яким він буде? Гнучкий чи потрібно бути в мережі в певний робочий час.
2.   Який інструментарій необхідно використовувати вашій команді для ефективної комунікації та роботи?
3.   Як команда буде обмінюватися інформацією та документами? Безпечність процесу роботи з документами в мережі.
4.   Яким чином контролювати продуктивність праці колективу? 

Отже, давайте розбиратися.

При віддаленій роботі важливим інструментом є саме зв’язок між членами команди. Які ж інструменти можна для цього використовувати бізнесу:

1.   Skype – максимальна кількість учасників групових відеодзвінків до 50 осіб. Skype зручний, коли вам потрібно поділитися екраном.
2.   ZOOM – інструмент для відеоконференцій, у безкоштовній версії можливо працювати до 40 хвилин командою понад 2 осіб. Є платні пакети з безлімітним доступом.
3.  Google+ Hangouts – це програмне забезпечення для миттєвого обміну повідомленнями та відеоконференцій, максимальна кількість учасників групових відеодзвінків до 10 осіб. У Hangouts ви також можете поділитися екраном, якщо це необхідно.
4.  Appear.in – інструмент для спільної роботи користувачів, які бажають проводити онлайн-зустрічі. Appear.in також пропонує приєднатись до конференції в аудіорежимі, якщо ви працюєте в умовах слабкого з'єднання. Безлімітний час проведення конференцій, але максимально для 4 учасників.
5.  Месенджери – Slack, Viber, WhatsApp, Telegram. Ви можете створювати канали, чати та здійснювати відеодзвінки.

А що стосовно інструментарію з project management? Інструменти для проєктного управління допомагають мати доступ у будь-який час до файлів, а також допомагають нагадувати команді про дедлайни. Отже, кілька порад с інструментів для проєктного менеджменту:

1.   Google диск, Google документи, DropBox дуже популярні інструменти для обміну файлами та керування ними;
2.  Trello – інструмент управління проєктами, який допомагає вам відстежувати проєкти та завдання – кому вони призначені та строки їх виконання.
3.  Asana – цілком здатний додаток для управління проєктами, який дозволяє охоплювати комунікації, управління завданнями та інструменти для проєктування в одному додатку.
4.  Basecamp – клієнт-серверна система управління проєктами. Дана система дуже проста у використанні. Підходить до традиційних завдань управління проєктами (наприклад, планування ресурсів та довгострокове планування). Він чудово підходить для візуальних зображень і пропонує кілька платних пакетів на вибір.

Вимір продуктивності праці та контроль за ефективним використанням робочого часу. У цьому питанні на допомогу приходять наступні інструменти:

1.  Yaware Time Tracker – автоматична система обліку робочого часу й оцінки ефективності роботи співробітників за комп'ютером. Дає повну картину робочого дня і дозволяє зміцнити дисципліну, оптимізувати роботу співробітників і ефективно керувати компанією з мінімальними зусиллями.
2.  Kickidler – це система контролю співробітників і обліку робочого часу. Показує екрани комп'ютерів всіх співробітників компанії в режимі реального часу. Записує відео дій всіх співробітників. Дозволяє аналізувати ефективність використання робочого часу. Створює детальні звіти, зберігає історію порушень. Дає можливість дистанційно керувати комп'ютерами в організації.
3.   Time Doctor – це програма відстеження часу, яка дозволяє стежити за роботою кожного з членів вашої команди за допомогою скріншотів та монітору екрана.
4.  Timely автоматично записує увесь час, який співробітники проводять в різних робочих додатках, щоб створити безпомилкову шкалу дня. У ньому також є GPS-відстеження, що допомагає вам зафіксувати час, витрачений під час подорожі.

Робота поза офісом означає, що потрібно піклуватися і про безпеку доступу до інформації. Багато членів команди підключаються до мереж WiFi у кафе, коворкінг-центрах та інших громадських місцях, щоб виконувати свої завдання. Тому перед переходом на віддалену роботу важливо мати політику інформаційної безпеки. Віддаленим командам слід створювати захищені паролі, використовуючи такі інструменти, як LastPass, і регулярно їх оновлювати. Конфіденційну інформацію слід зберігати на захищеній хмарній платформі, а під час підключення до загальнодоступних мереж слід використовувати приватну мережу, наприклад FoxyProxy.

Через кризу пов’язаною з пандемією все більше і більше компаній переводять своїх працівників на віддалену роботу, для ефективного переходу бізнес повинен розробити чіткі рекомендації та правила для команди співробітників, адаптуватися до сьогоднішніх реалій, щоб не втратити свою ефективність. Успіху можна досягти тільки при системності впроваджених змін та в чіткому їх розумінні, а отже завжди бути на зв’язку зі своєю командою.

02.07.2021 - Оцифровка як двигун для малих та середніх підприємств?

28.10.2019 - 5 порад, як ефективно використовувати маркетинг з мінімальним бюджетом