Будь у фокусі!

Коли ми визначили свої головні цілі і завдання на найближчий час, згідно з кращими принципами тайм-менеджменту, ми повинні зосередитись на роботі над цими завданнями. Застосування навіть найефективнішої в світі системи не дозволить вам підвищити ступінь власної продуктивності, якщо ви не сконцентруєте свою увагу на критично важливих задачах. Для більшості з нас суть проблеми полягає не в браку сили волі, а у відсутності необхідного рівня концентрації на чому-небудь.

Сучасні наймані працівники більше, ніж коли-небудь, схильні до впливу зовнішніх подразників, що збивають з толку і не дозволяють зосередитись на виконанні своїх прямих обов’язків. І якщо це не шумні колеги та надмірна заклопотаність частою перевіркою своєї електронної пошти, то це буде «сирена», якою в даному випадку виступає Інтернет.

Ми повинні навчитися концентруватися на тому, що дійсно важливо, та уникати того, що може заважати виконати свою роботу вчасно чи змусить вийти за рамки бюджету. Ось де слабке місце всього процесу. Роздумуючи над тим чи іншим завданням, найбільш правильним буде бачити його кінцевий результат, яку б складність для вас це не створювало.

В даній статті ми розглянемо різноманітні види так званого «прокляття» сучасних працівників – зовнішні та внутрішні подразники. Ми навчимося справлятися  і взаємодіяти з найнебезпечнішими «пожирачами уваги».

«Пожирачі уваги»

Відволікання від чого-небудь – найзліший ворог кінцевого результату. При цьому зовсім не обов’язково ви повинні бути збиті з толку чимось поганим. Навіть корисні справи, виконані в невдалий час, можуть негативно вплинути на завершення більш пріоритетних завдань і зовсім непомітно для вас переповнити ваш розклад абсолютно непередбачуваними пунктами.

«Пожирачі часу» оточують нас зі всіх сторін. Співробітник, що надіслав нам повідомлення в чаті; телефонні дзвінки; електронні листи від начальника, що містять певні доручення,  - і все це в один і той самий час. Будучи просто поглинутим шквалом активності, ви намагаєтесь вирішити всі задачі. Природно, що виконавши їх, ви розумієте, що вони були не такі вже й важливі, однак, повернувшись до роботи над основною задачею, ви вже повністю виснажені. Ви приймаєте рішенні продовжити роботу над основним проектом після обіду, коли, на вашу думку, у вас знов з’явиться енергія для реалізації основних задач. Природно, після обіду виникають якісь нові термінові доручення, і після внесення в ваш розклад незапланованих телефонних дзвінків і зустрічей з колегами ви раптово усвідомлюєте, що .. день добіг свого кінця, а ваш проект залишився незавершеним.

Втративши рушійну силу, для повернення до вихідної позиції ви змушені прикласти значно більше зусиль, і це робить  вас, на жаль, схожим на автомобіль, що стартує з максимальної передачі після різкої зупинки.

Відчуваючи необхідність зосередитись на якомусь особливо важкому завданні, одягніть на вуха «навушники», на очі «шори» і … «повний вперед!». Це буде нелегко, бо «пожирачі часу» підстерігають нас на кожному кроці.

Проблема подвійна: вона носить як зовнішній, так і внутрішній характер. Розглянемо обидва прояви і постараємось знайти способі боротьби з ними.

Боротьба з зовнішніми подразниками

Доволі важко виконати запланований об’єм роботи, якщо нас постійно відволікають. Згідно з деякими соціологічними дослідженнями, не менше 28% робочого дня середньостатистичного співробітника йде на врегулювання різноманітних відволікаючих факторів і наступної спроби відновити втрачений фокус. Тим не менше далеко не всім цікаво, наскільки важливо для вас зберігати безперервність робочого процесу, а деяким взагалі байдуже. Думаючи про власні потреби, вони менш за все думають про делікатність і тим самим завдають велику шкоду вашій продуктивності.

Ось поради для допомоги вам ізолюватися від зовнішніх подразників:

1) Організуйте своє робоче місце таким чином, щоб вашу увагу не могли відволікти своєю активністю інші працівники.

2) Не дозволяйте колегам вриватися на вашу територію і втягувати вас в пусті розмови. Ввічливо, але твердо випроводіть їх і негайно беріться за роботу. Не хвилюйтеся про те, що інші можуть подумати про вас.

3) Бажаючи відволіктись від сторонніх звуків, увімкніть яку-небудь спокійну музику.

4) Не соромтеся одягати навушники. Побачивши їх, ваш гість може подумати, що ви зайняті прослуховуванням чогось важливого, і не стане відволікати вас.

5) Не спішіть з відповідями на вхідні листи своєї електронної пошти. Закрийте свій поштовий браузер, поки не закінчите основної справи.

6) Вимкніть мобільний телефон (мається на увазі справді вимкнути!)

Боротьба з внутрішніми подразниками

Розібравшись з зовнішніми подразниками, беріться  за внутрішні – ті, джерелом яких є ви самі. Цей тип значно підступніший, ніж будь-які надокучливі колеги. Знайшовши спосіб самоізолюватись від зовнішніх факторів, здійснити теж саме по відношенню до самого себе буде значно складніше. Як каже приказка: «Від себе не втечеш!»

Розраховуючи рано чи пізно все ж позбавитись від внутрішніх подразників, ви повинні знову і знову приділяти увагу самодисципліні. Розправте плечі і прийміть свідоме рішення трудитись, не покладаючи рук, навіть тоді, коли навколо вас буде ціла купа різноманітних спокус, а працювати вам зовсім не захочеться. Ви будете вражені, скільки всього ви можете зробити, варто лише подолати своє небажання працювати і здатність піддатися спокусі. Через деякий час ви ввійдете в необхідний ритм і забудете про те, як «страждали», переступаючи через себе на початку.

Проаналізуйте свій робочий розклад і прийміть рішення, щоб назавжди позбавитись від діяльності, що «краде» ваш дорогоцінний час. Запам’ятайте: зменшуйте, зменшуйте і ще раз зменшуйте! Запитайте себе: «Від яких своїх звичок я повинен позбавитись, щоб стати більш продуктивним?». Ось деякі рекомендації:

1) Перестаньте говорити про себе в негативній манері.

2) Обмежуйте час спілкування з колегами.

3) По можливості відмовляйтеся від участі в різних офісних заходах.

4) Не витрачайте свій час на оновлення резюме.

5) Перестаньте запізнюватись і виходити з роботи раніше.

6) Обмежуйте час використання Інтернету і соціальних мереж, перечитування новин та статей.

7) Робіть якнайменше перерв, які тільки понижують ступінь вашої концентрації.

«Багатозадачність»              

В сучасному світі не існує людей, які не намагались би виконати якомога більше задач за якнайменшу кількість часу. Перевіряючи пошту на одному комп’ютері, одночасно з цим беручи участь в інтернет-конференції на іншому і закінчуючи написання звіту на третьому, ми поступово занурюємося в світ «багатозадачності».

Запитайте себе: «Чи не перетворила мене моя звичка одночасно виконувати декілька задач в хом’ячка, що бігає в колесі?». Якщо відповідь позитивна, то тепер ви знаєте, що таке знаходитись в постійному русі і ні на міліметр не наближатись до кінцевої мети!

Припиніть виконувати одночасно кілька справ. Це лише розсіє вашу увагу і створить у вас хибне враження власної високої продуктивності, в той час як це буде не що інше, як звичайна завантаженість.

Іншою стороною монети може виявитись небезпека того, що ні одна зі справ не буде виконана належним чином. Спробуйте уявити свою реакцію на одночасне звернення до вас кількох людей, ви ж, напевно, не зможете зрозуміти ні одного з них, чи не так? Крім того, вам необхідно буде ще повернутися до стану концентрації над конкретною задачею.

Припустімо, що ви переключаєтесь з однієї на другу задачу дві тисячі разів на день, причому кожне «переключення» займає у вас біля двох секунд. В сумі це складає чотири тисячі секунд, що, в свою чергу, дорівнює одній годині часу, який ви можете використати на значно корисніші справи.

Зберегти високий ступінь продуктивності, намагаючись виконати більше одного завдання, м’яко кажучи, «дуже складно». Що б вам не заважало виконувати свою роботу швидко і якісно, читання новин, спілкування з колегами, переписка в соціальній мережі, співання пісень, часті перекуси, бажання виконати якнайбільше справ одночасно, бо ви вважаєте себе майстром жонглювання різноманітними заняттями, в будь-якому випадку всьому цьому є одна назва – перешкоди! Немає значення, хто виступає джерелом цих перешкод: ми самі чи хтось ззовні – вони все-одно залишаються перешкодами. Ми повинні відволіктись від поточної справи і переключитись на іншу. Ваша робота не буде ефективною, якщо вам постійно доведеться працювати в режимі «стоп-поїхали». Немає значення наскільки ви розумні – намагаючись виконувати одночасно декілька справ, ви знищуєте свою можливість фокусуватися на чомусь.

Отож, концентруйтесь на виконанні одного конкретного завдання, тоді переходьте до іншого. Ставте пріоритети терміновості виконання справ. Обов’язково ведіть планування. В ваших силах позбавитись від перешкод, викликаних бажанням виконати якнайбільше різноманітних справ за найменший проміжок часу. Все у вас вийде. 

30.11.2015 - Як впоратись з хвилюванням. Методи саморегуляції

30.04.2015 - Фітнес для мозку

31.03.2015 - Зусилля