Как грамотно организовать пресс-конференцию

При умелом использовании, этот инструмент даст в результате много позитивного, позволит достичь поставленных целей. Но, как и любое пиар мероприятие, пресс-конференция это штука довольно дорогая, време- и трудозатратная, поэтому и результаты нужно из события суметь выжать по максимуму. Давайте дальше разберем некоторые вопросы, которые касаются проведения пресс-конференции по порядку.

Пресс-конференция — мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности.

Важно помнить, что внутренние потребности организации никаким образом не должны отразиться на внешней стороне мероприятия. Для публики все должно выглядеть ровно, гладко, важно и насыщенно.

Приглашая гостей, помните, каждый из нас в первую очередь думает о своих собственных проблемах. Не пытайтесь навязать потенциальным участникам встречи новую или еще хуже – свою тему. Лучше потратьте силы на решение уже существующих проблем. Так вы легко войдете в доверие к людям и вызовите позитивную реакцию журналистов.

Перед вами стоит сложная задача – с одной стороны, вы должны заинтересовать публику и объяснить ей, почему именно ваша организация имеет право принимать участие в разрешении сложностей их жизни. С другой стороны важно объяснить приглашенному эксперту, что его мнение важно людям именно в той части, которая касается его способности принести пользу зрителям и помочь в решении их проблем.

Мы должны понимать, что для проведения любой встречи с прессой нужен важный информационный повод. Талант специалиста по связям с общественностью в том и состоит, чтобы грамотно определить степень общественной важности вопроса или события, вынесенного в заголовок пресс-конференции.

Следующий шаг после выбора повода – грамотно привязать к нему тему и название пресс-конференции. Именно под тему события мы будем собирать участников: привлекать представителей профильных общественных организаций и активистов, СМИ, чиновников разного уровня.

Название должно быть ярким, кратким, емким. В одном предложении оно концентрирует тему, имя эксперта, название вашей организации. Над названием стоит немного попотеть, но, поверьте, за этот труд вам воздастся.

Далее мы должны разослать первичное письмо с пресс-анонсом мероприятия по адресам всех потенциально возможных участников. После рассылки анонса нужно обязательно ЛИЧНО обзвонить адресатов. Электронные письма важны, но ничто не заменит личного общения. Параллельно мы анонсируем пресс-конференцию всеми доступными средствами в СМИ, сети Интернет.

Сколько именно ключевых фигур нужно приглашать для освещения выбранной темы? По опыту оптимально, чтобы один человек был спикером и один-два экспертами.

Общее время мы обычно делим следующим образом:

- первые 5-7 минут модератор знакомит аудиторию с ключевыми гостями, экспертами, озвучивает тему мероприятия;

- основному спикеру дается 15-20 минут на освещение своего видения проблемы и изложение возможных вариантов ее решения;

- 10-15 минут выступают эксперты (как вариант – озвучиваем мнение нескольких спикеров), которые предлагают свои способы решения проблемы;

- 15-20 минут на вопросы присутствующих, которые часто перерастают в споры и прения;

- 5 минут на выводы и прощание;

- 5 минут резервных.

По окончанию мероприятия  есть смысл сделать пост-релиз и разослать его максимально возможному кругу получателей. Вместе с пост-релизом есть смысл послать редакциям несколько фотографий с мероприятия.

Обычно мы тщательно отслеживаем результаты проведенного мероприятия – мониторим печатные СМИ, телевидение, радио, Интернет сайты. Собираем и храним все записи и отзывы.

В будущем, услышав словосочетание «пресс-конференция» всегда думайте о том, что именно экспертная оценка общественно важного события  отражает самую сущность мероприятия.  Удачи вам во всем!

03.02.2014 - Про важливість "дискомфорту" або з чого починаються наші цілі?

10.03.2013 - Реєструємо громадську організацію

24.02.2013 - Зеленый туризм на тернопольщине глазами луганчан

15.10.2012 - Колеги! Давайте допоможемо центрам зайнятості!

05.10.2012 - Разбудить спящую красавицу